Vid frågor gällande hantering av personuppgifter i Majstrandens bostadsbolag kan ni kontakta disponent Jörgen Wiik tel. 029 428 2805.
I våra husbolag samlar vi in personuppgifter för ett antal olika användningsändamål. En förteckning över de boende i bolaget och de sökande existerar enkom för att det dagliga arbetet i husbolaget ska fungera. Enligt lagen om bostadsaktiebolag har husbolag även en skyldighet att samla in uppgifter om ändringsarbeten som utförs, av vilket skapas ett renoveringsregister. Följande personuppgifter har förts in i registren:
Nyckelregister: Den boendes namn och hemadress.
Elektronisk nyckel, Abloy: Användning av nycklarna skapar en logg utan personuppgifter.
Förteckning över boende: Den boendes namn, födelsedatum eller personbeteckning, om det är viktigt att entydigt identifiera den registrerade för att tillgodose respektive fullgöra den registrerades eller den personuppgiftsansvarigas rättigheter och skyldigheter (till exempel indrivning), adress, e-postadress och telefonnummer, övriga personuppgifter som är nödvändiga för skötsel av administrationen.
Förteckning över bostadssökande: Den sökandes namn, födelsedatum eller personbeteckning, om det är viktigt att entydigt identifiera den registrerade för att tillgodose respektive fullgöra den registrerades eller den personuppgiftsansvarigas rättigheter och skyldigheter (till exempel indrivning), adress, e-postadress och telefonnummer, övriga personuppgifter som är nödvändiga för skötsel av administrationen.
Renoveringsregister: Hyresgästens namn, adress, e-postadress och telefonnummer, motsvarande kontaktuppgifter till en eventuell annan kontaktperson, arbetsutförarens (till exempel en planerare, entreprenör, kontrollant) namn, e-postadress och telefonnummer.
De insamlade personuppgifterna får vi av de boende eller sökande själva, och dessutom kan uppgifterna uppdateras från myndighetskällor eller andra tjänsteleverantörer. Detta för att försäkra att informationen i registret är aktuell.
Personuppgifterna i boenderegistret lagrar vi så länge som den boende eller aktieägaren bor i husbolaget. Efter utflyttning kan personuppgifterna lagras och användas så länge och i den mån det är nödvändigt för fakturering, indrivning eller rättsliga åtgärder. Uppgifterna i renoveringsregistret lagrar vi under den tid som fastställs i lagen om bostadsaktiebolag. Uppgifter som den elektroniska nyckeln Abloy samlar, lagrar vi under den tid den boende bor i fastigheten.
Verksamhetsgranskaren och/eller revisorn har tillgång till personuppgifterna för att sköta sina uppgifter. Eventuellt har även inkassobolaget tillgång för att genomföra indrivning av fordringar som vederlag m.m. Dessutom kan uppgifter lämnas ut till myndigheter i enlighet med lagstiftningen.
Uppgifter från de elektroniska nycklarna (Abloy) får endast granskas av förundersökningsmyndigheter.
All behandling av personuppgifter sker med respekt för de registrerade personernas integritet och de insamlade uppgifterna hålls konfidentiella.
Vårt husbolag försäkrar att de personuppgifter som bolaget har är skyddade på ett lämpligt sätt och kräver detta även av sina egna underleverantörer som uppgifter lämnas ut till. I praktiken kan de personuppgifter som behandlas av husbolaget finnas på utomstående tjänsteleverantörers servrar eller enheter för att vi ska kunna säkerställa en tillräcklig nivå av datasäkerhet. Pappersdokument förvarar vi i ett brandsäkert och låst utrymme.
Vi säkerställer de registrerades rättigheter för alla registrerade.
